Weniger Personal - steigende Leistung?

In Zeiten des Personalabbaus im großen Stil fragt man sich immer wieder: Wie können weniger Mitarbeiter auf Dauer die gleiche oder sogar höhere Leistungen erbringen? Es werden Arbeitsplätze zusammengelegt, Abteilungen aufgelöst, Synergien genutzt, doppelte, bzw. überflüssige Vorgänge vermieden. „Lean“ ist der Begriff, der die gesamte Organisation beherrscht: Lean Management, Lean Organisation, Lean Manufacturing, Lean Production, Lean Development.

Man fragt sich: Wo ist die kritische Grenze? Wann entfernt man nicht mehr nur das Fett, sondern auch das Fleisch von den Knochen?
Anzeichen für Fehlentwicklungen bei Umstrukturierungsmaßnahmen können relativ schnell beobachtet werden:

• Die Fehlerhäufigkeit, der Ausschuss wächst. Es muss mehr nachgearbeitet werden, weil im ersten Durchlauf der Fokus auf Schnelligkeit, nicht auf Genauigkeit gelegt wird. Die Qualität leidet.
• Kunden beschweren sich über mangelnde Dienstleistung, längere Wartezeiten oder Unfreundlichkeit der Mitarbeiter.
• Die Stimmung unter den Mitarbeitern ist schlecht. Der Widerstand wächst, die Rationalisierungsmaßnahmen werden aktiv oder passiv behindert.
• Gute Mitarbeiter verlassen das Unternehmen zuerst, weil sie schneller einen neuen, attraktiven Arbeitgeber finden.
• Es bleibt wenig Zeit für Personalentwicklungsmaßnahmen oder für training-on-the-job. Die Einarbeitung neuer Kollegen erfolgt schnell, wenn nicht sogar lückenhaft. Unerfahrene Kollegen erhalten weniger Unterstützung. So werden schnell Fehler gemacht und die Effektivität der Arbeit leidet.
• Strukturierte Mitarbeitergespräche bleiben aus. Führungskräfte sind oft so sehr in die tägliche operative Arbeit eingebunden, dass sie Führungsaufgaben vernachlässigen müssen.
• Überstundenkonten, insbesondere der Führungskräfte, wachsen überproportional an. Führungskräfte übernehmen operative Arbeiten von Mitarbeitern, weil diese nicht zu viele Überstunden machen dürfen.
• Es wird Dringliches bearbeitet, Wichtiges bleibt liegen.

 
Um diese Probleme zu vermeiden, ist anzuraten, die Führungsmannschaft und die Mitarbeiter bei Rationalisierungsmaßnahmen mit einzubeziehen.
Sind Kosteneinsparungen im Sinne von Entlassungen nötig, so führen Sie diese schnell, nach einem fairen Sozialplan und mit angemessenen Trennungsmodalitäten durch. Direkt danach beziehen Sie die verbleibenden Mitarbeiter und Führungskräfte zur Einführung weiterer Rationalisierungsmaßnahmen mit ein.
Insbesondere die Führungsmannschaft muss bei Rationalisierungsmaßnahmen als erste ins Boot genommen werden. Die Führungskräfte müssen den Prozess vorleben, vorantreiben und aktiv unterstützen. Sofern bereits innerhalb der Führungsmannschaft Unstimmigkeiten bezüglich der Maßnahmen bestehen, wird ein kritischer Teil der Mitarbeiter nicht mitziehen. Empfehlenswert ist ein Workshop, bei dem alle Führungskräfte auf den kommenden Prozess eingeschworen werden.
Rationalisierungsmaßnahmen können einen Machtverlust für verschiedene Führungskräfte mit sich bringen, z.B. verringert sich die Mitarbeiterzahl, eine Hierarchieebene wird abgebaut, Aufgaben werden in andere Abteilungen verlagert. Insbesondere die betroffenen Führungskräfte müssen bei dem Prozess aktiv beteiligt werden, sonst leisten sie häufig dauernden Widerstand und die Rationalisierungsmaßnahmen werden behindert.
Erst wenn die Führungsmannschaft von den Zielen der Maßnahme, sowie vom Prozess überzeugt werden konnte, wird die Umstrukturierung in den Abteilungen, dann abteilungsübergreifend fortgesetzt.
Mitarbeiter unterstützen Kosteneinsparungen am besten, wenn
es eine kommunizierte Vision und Strategie für die Zukunft gibt
die Maßnahmen eine befriedigende, nachvollziehbare Begründung haben (die Auszahlung von Management-Boni zählt sicher nicht dazu)
vom obersten Management vorgelebt werden
die Maßnahmen von der gesamten Führungsmannschaft unterstützt werden
von den betroffenen Mitarbeitern selber mitentwickelt wurden
die betroffenen Mitarbeiter keine Angst um ihren Arbeitsplatz haben müssen
 
Professionelle, externe Berater können Umstrukturierungen begleiten, abteilungsinterne und abteilungsübergreifende Workshops moderieren und Arbeitsergebnisse zügig zusammenfassen.
Sofern diese Bedingungen erfüllt sind, laufen Sie weniger in Gefahr, dem Unternehmen das Fleisch von den Knochen zu schneiden und haben gute Chancen, dass Ihre Maßnahmen den gewünschten Erfolg bringen. So wird die Krise zur Chance!