Kritikgespräche professionell führen

Es kommt immer wieder vor, dass Sie als Führungskraft Kritikgespräche führen müssen. Entweder hat ein Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe nicht so erfüllt wie Sie es erwartet haben oder, schlimmer noch, er erbringt permanent unzureichende Leistungen. Wie Sie professionell Kritikgespräche führen können, erfahren Sie hier:

Das Gespräch ist das wirksamste Führungsinstrument, welches Ihnen zur Verfügung steht. Die Zeit, die Sie im direkten Kontakt mit den Mitarbeitern verbringen, ist gut investiert. Missverständnisse wird vorgebeugt, Konflikte werden schneller erkannt und gelöst.
Sicher ist es schwierig, als viel beschäftigte Führungskraft mit vollem Terminkalender, die Zeit für Gespräche zu finden. Aber niemand hat Ihnen gesagt, dass die Führungsaufgabe leicht ist. In Ihrer Rolle als Führungskraft sind Sie für Ihre Mitarbeiter der wichtigste Gesprächspartner, daher müssen Sie die nötige Zeit einplanen. Erfolgreiche Mitarbeiterführung ist ohne mündliche Verständigung nicht denkbar.
Kritikgespräche gehören zu den schwierigsten Mitarbeitergesprächen, daher werden sie oft von beiden Seiten vermieden. Dies führt dazu, dass erkannte Mängel und Konflikte nicht bearbeitet werden und man sich im positivsten Fall mit ihnen abfindet. Im schlimmsten Fall steigern sich negative Stimmungen zu Mobbing und Vermeidung der Zusammenarbeit.
Wenn Sie ein gutes Kritikgespräch führen können, werden Sie mit allen anderen Arten von Mitarbeitergesprächen keine Probleme haben.

Folgende Tipps können Ihnen hilfreich sein:

Vorbereitung:

• Der Gesprächstermin und -anlass ist rechtzeitig angekündigt worden. Es ist ausreichend Zeit eingeplant.
• Alle Sachinformationen liegen vor. Die Beanstandungspunkte sind konkretisiert.
• Die Gesprächsstrategie liegt fest. Sie haben überlegt, welches Ziel Sie optimalerweise mit dem Gespräch erreichen wollen. Sie wissen, welches Ziel Sie auf jeden Fall erreichen müssen.
• Sie haben sich in die Lage des Mitarbeiters versetzt und können kritischen Punkten argumentativ begegnen.
• Sie selber agieren nicht in einer negativen Stimmung.
• Bleiben Sie höflich und fair. Die Person des Mitarbeiters darf nicht bewertet oder beschuldigt werden, sondern lediglich die Sache.
• Ziel des Gespräches muss immer die Lösung des Problems sein, keine Schuldzuweisungen.

 

Positives Gesprächsklima:
Auch bei kritischen Gesprächen sind Sie als Führungskraft in der Hauptverantwortung ein positives Gesprächsklima zu schaffen. Dazu gehören die passenden Rahmenbedingungen, wie z.B. die ungestörte Gesprächsatmosphäre und eine gute Gesprächsvorbereitung.
Bei Kritikgesprächen müssen Sie mit unsachlichen Äußerungen seitens des Mitarbeiters rechnen. Er kann demotiviert und enttäuscht reagieren und sich angegriffen fühlen. Das Gespräch kann einen anderen Verlauf nehmen, als Sie geplant haben, daher ist die gründliche Vorbereitung äußerst wichtig.
 
Eröffnung:

• Steigen Sie freundlich ins Gespräch ein.
• Verdeutlichen Sie das Gesprächsziel und betonen Sie Ihren Wunsch nach einem konstruktiven Gesprächsverlauf.

 

Beanstandung:

• Schildern Sie den Sachverhalt so wertfrei und konkret wie möglich.
• Kritik sollte sich immer nur auf Verhaltensweisen und Eigenschaften beziehen die im direkten Zusammenhang mit der Arbeit stehen.
• Trennen Sie Selbstbeobachtetes und von anderen Personen Zugetragenes. Hörensagen, Vermutungen und Interpretationen sind zu vermeiden.
• Nutzen Sie keine Verallgemeinerungen (man, immer, alle). Sprechen Sie in Ich-Botschaften und benennen Sie eigene Empfindungen im Zusammenhang mit dem Verhalten des Gesprächspartners („Ich nehme wahr….“, „Auf mich wirkt es….“).
• Legen Sie Kritikpunkte sachlich dar und beschreiben Sie die Auswirkungen des Problems.

 

Stellungnahme:
Fordern Sie den Mitarbeiter zu einer Stellungnahme auf und hören Sie aufmerksam zu. Hinterfragen Sie ggf. Gründe für ein bestimmtes Verhalten.

Bewertung:
Vergleichen Sie den Soll-Ist Zustand und stellen Sie den Unterschied deutlich gegenüber. Wägen Sie Unternehmens- und Mitarbeiterbelange ab. Wenn Ihre Beanstandungen haltlos sind, ist das Gespräch hier beendet.
Vereinbarungen:

• Bitten Sie zuerst den Mitarbeiter um Lösungsvorschläge, ggf. machen Sie selber Vorschläge.
• Positive Mitarbeiteransätze erkennen Sie ausdrücklich an.
• Bieten Sie die erforderliche Unterstützung an.
• Treffen Sie Kontrollabsprachen.

 
Abschluss:
Würdigen Sie das Gesprächsergebnis und äußern Sie positive Erwartung.
Die beste Vorbereitung ist es, wenn Sie Kritikgespräche in Seminaren gemeinsam mit professionellen Trainern üben. Sie werden als Führungskraft immer wieder in diese Situation kommen.