E-Mails mit Stil

Die tägliche Korrespondenz wird im Geschäftsleben mittlerweile zu einem großen Anteil per E-Mail geführt, zwischen Geschäftspartnern ebenso wie unter Kollegen. Häufig werden hierbei wichtige Regeln der Kommunikation missachtet und so manche Geschäftsbeziehung nachhaltig geschädigt. Gerade, wenn Sie Ihre Position gewechselt haben, vielleicht sogar das Unternehmen, sollten Sie peinlich genau auf Ihren Schreibstil achten.

Die wichtigste Frage zuerst: Ist ein Mail für dieses Anliegen wirklich das geeignete Kommunikationsmittel?
Bestimmte Themen eignen sich nicht, um per E-Mail kommuniziert zu werden. So sind Themen auf der Beziehungsebene, z.B. Konflikte oder Beschwerden besser persönlich oder zumindest per Telefon auflösbar. Eine E-Mail ist schnell verschickt, Sie können die Reaktion nicht beobachten, nicht schnell reagieren und etwas klarstellen. Bei unangenehmen Themen führt dies schnell zu einer unerwünschten Eskalation. Wenn Sie eine ärgerliche E-Mail schreiben, lassen Sie diese besser noch einen Tag lang in Ihrem Postausgang liegen und prüfen diese vor dem Versand noch einmal. Durch einen zeitlichen Abstand bekommt man oft einen anderen Blick auf eine Situation.

Die Informationsflut der heutigen Zeit ist nicht zuletzt durch die Nutzung von E-Mails übermäßig gestiegen. Jeder will über alles informiert sein und jeder denkt, seine Aktivitäten wären für alle wichtig. E-Mails sind aber oft einfach nur Zeitdiebe. Starten Sie damit, Zeit für sich selber und für Kollegen zu sparen, indem Sie E-Mails bewusster einsetzen. Eine Funktion, die beim Versand von E-Mails gerne genutzt wird, ist das sogenannte „Cc:“ (carbon copy- engl. für Durchschlag) und „Bcc:“ (der verdeckte Durchschlag). Nicht selten finden sich zwei oder drei Kollegen in der „Cc:“-Zeile einer E-Mail. Natürlich ist dies praktisch, um diese Empfänger schnell über den Inhalt und Versand der E-Mail zu informieren. Kopieren Sie aber eher sparsam Empfänger in diese Zeile und überlegen Sie sorgfältig, welche Informationen Sie im „Cc:“ weitergeben müssen und wer über welche Vorgänge tatsächlich informiert werden muss.  

Doch natürlich bietet die Kommunikation per E-Mail viele Vorteile: Vor allem, wenn eine Nachricht (etwa bei Terminbestätigungen) sehr kurz ist. Eine Mail eignet sich zudem ausgezeichnet dazu, digitale Daten zur Weiterverarbeitung zu verschicken. Zudem können Sie eine Anfrage schnell per E-Mail senden, wenn ein Anruf stören könnte. Viele Geschäftsleute rufen ihre E-Mails in Meetings oder anderen Situationen ab, in denen sie einen Anruf nicht entgegennehmen können.

Grundsätzlich sollten E-Mails mit derselben Sorgfalt geschrieben werden wie Briefe. Die wichtigsten Regeln für E-Mails mit Stil:

• Falls Sie über mehrere Mail-Adressen verfügen, achten Sie darauf, dass Sie Ihrem jeweiligen Geschäftspartner mit der jeweils gleichen Mail-Adresse schreiben. So behalten Sie und Ihr Geschäftspartner den Überblick.
• E-Mails sollten in zeitgemäßer Sprache, kurz und prägnant geschrieben sein.
• Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung.
• Anrede und Schlussformeln sind wie in Briefen zu verwenden. Mitunter kann die Anrede etwas lockerer ausfallen, so haben sich in der Korrespondenz per Mail neue Formeln der Anrede etabliert, die so in Geschäftsbriefen (bislang) noch nicht auftauchen. Dazu gehört etwa „Guten Tag, Frau Mustermann“.
• Bedenken Sie beim Formulieren und vor allem vor dem etwaigen Ausplaudern von Vertraulichkeiten, dass E-Mails sehr einfach weitergeleitet und von anderen Personen gelesen werden können. Zudem kann der Systemadministrator einer Firma meist alle Mails der Nutzer eines Netzwerkes lesen.
• Die Schrift sollte nicht zu klein sein – elf oder zwölf Punkt sind als Größe ideal.
• Das Betreff-Feld sollte immer ausgefüllt werden. Der Betreff sollte den Inhalt der Mail kurz und aussagekräftig wiedergeben und auf den ersten Blick verständlich sein.
• Hängen Sie bei Erstkontakten keine Dateien an, ohne dies vorher mit dem Empfänger abzusprechen. Klären Sie, welches Dateiformat für ihn das günstigste ist. Außerdem ist es unhöflich, umfangreiche Attachments zu schicken: Die Dateigröße der Anhänge soll nicht mehr als 2 MB betragen. Große Dateien lassen sich mit speziellen Programmen komprimieren. Dabei verringert sich die Größe der Datei, aber die Daten bleiben unverändert erhalten. Entsprechende Programme wie zum Beispiel „winzip“ oder „ultimatezip“ erhalten Sie im Handel oder als Download im Internet.
• Die Absenderdaten werden in der Regel am Ende der E-Mail in Form einer Signatur eingefügt. Diese enthält üblicherweise Adresse, Telefon- und Faxnummer sowie – wenn vorhanden  – die Adresse der firmeneigenen Website.
• Verwenden Sie keine Emoticons wie zum Beispiel  ":-)". Diese sind der privaten Korrespondenz vorbehalten. Das Gleiche gilt für im Internet beliebte Abkürzungen wie etwa "unt" ("until next time" = "bis demnächst"). Nicht jeder ist mit solchen Begriffen vertraut.