Die Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen


Als Führungskraft sind Sie sicherlich häufiger in der Pflicht, ein Vorstellungsgespräch führen zu müssen. Sind Sie nicht im HR-Bereich beschäftigt, ist dies meist eine Situation, die für Sie ungewohnt ist, in der Sie sich vielleicht auch gar nicht wohl fühlen. Lesen Sie hier, wie Sie sich vorbereiten können.
Das Vorstellungsgespräch ist die letzte Hürde, die Bewerber und Führungskraft meistern müssen. Der Prozess der Stellenbesetzung fängt allerdings schon viel früher an, nämlich mit der Überlegung, wie die zukünftige Struktur des Arbeitsbereiches aussehen soll.
 
Überdenken der Abteilungsstruktur
Schaffen Sie eine neue Stelle, so haben Sie sich sicherlich Gedanken darüber gemacht, mit welchem Ziel Sie dieses Projekt verfolgen. Sie haben die Stellung der neuen Funktion in der Hirarchie bestimmt, die Inhalte der neuen Stelle sowie die damit verbundenen Prozesse definiert.
Bei einer Nachbesetzung entsteht durch die Lücke die Möglichkeit, bestehende Strukturen gründlich zu überdenken.

  • Wie sieht das Organigram aus?
  • Wer berichtet an wen?
  • Was ist das Ziel der Stelle?
  • Muss die Stelle tatsächlich neu erschaffen / nachbesetzt werden oder ist durch eine  Umorganisation / Umverteilung der Arbeit diese Stelle überflüssig?
  • Wer könnte welche Aufgaben übernehmen?
  • Sind andere Stellen durch eine Neuschaffung / Nachbesetzung betroffen?

 
Stellenbeschreibung / Funktionsbeschreibung
Haben Sie festgestellt, dass Sie eine Stellenbesetzung vornehmen möchten, so sollte nun eine detailierte Stellenbeschreibung oder Funktionsbeschreibung gemacht werden:

  • Einordnung der Stelle in die Organisation, Berichtslinien und Stellvertretungen festlegen
  • Was ist das Ziel / die Hauptaufgabe der Stelle?
  • Welche Funktionen / Aufgaben sollen an dieser Stelle erfüllt werden?
  • Führungsaufgaben / Fachaufgaben / besondere Projekte
  • Kompetenzen und Pflichten
  • Zusammenarbeit mit anderen Stellen
  • Leistungskriterien / Wie wird die zu erwartende Leistung gemessen?


Anhand dieser Stellenbeschreibung können Sie die nötigen Qualifikationen für die Stelle festlegen.
 
Qualifikationsprofil / Anforderungsprofil
Legen Sie fest, welche Kenntnisse und Fähigkeiten an dieser Stelle erforderlich sind. Unterscheiden Sie dabei Muss-Kriterien von Wunsch-Kriterien, damit Sie bei der Auswahl der geeigenten Kandidaten strukturiert, aber flexibel vorgehen können.
Definieren Sie:

  • Ausbildung
  • Fachkenntnisse
  • Berufserfahrung
  • Führungserfahrung
  • Methodische Kompetenz / Arbeitstechniken
  • Soziale Kompetenz


Überdenken Sie auch , wie eventuell fehlende Kenntnisse nachgebaut werden könnten. Wichtig ist dies vor allem, wenn ein geringeres Budget zur Verfügung steht, für das Sie nicht die besten Köpfe auf dem Markt abgreifen können. Worauf man gar nicht verzichten kann, bestimmt den Preis. Informieren Sie sich über die gängigen Gehälter. Falls Ihr Unternehmen unbekannt ist, eher unattraktivere Produkte vertreibt oder einen ländlichen Standort hat, müssen Sie damit rechnen, dass Sie Experten teuer einkaufen müssen, bzw. eher unerfahrenere Personen zu einem Wechsel motivieren können.
 
Suchweg
Spätestens an dieser Stelle sollten Sie überdenken, auf welche Art und Weise Sie den Bewerbermarkt durchforsten wollen.
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Interne Besetzung
  • Anzeige in einem Printmedium
  • Anzeige in einem Internetportal
  • Selbständiges Suchen auf geeigneten Internetportalen
  • Suche durch einen Personalberater


Welcher Weg der richtige ist, hängt sowohl von der Stelle, als auch von Ihrem Unternehmen und von Ihrer Erfahrung ab.

Ein Personalberater ist der richtige Weg, wenn:

  • Sie die Erfahrung und Kompetenz des Beraters sowohl bei der Erstellung der Aufgabenbeschreibung, des Qualifikationsprofils, der Kandidatenakquise und Auswahl des Bewerbers nutzen möchten.
  • Sie eine Stelle besetzen wollen, bei der der Bewerbermarkt klein ist, z.B. eine Führungsfunktion oder eine Spezialistenfunktion in einem besonderen Marktsegment.
  • Ihr Unternehmen eher unbekannt ist (Bewerber suchen gerne Unternehmen mit Markennamen).
  • Sie wenig Erfahrung bei der Suche nach geeigneten Bewerbern im Internet haben. Die Suche in Internetportalen ist durch Stichworte geprägt. Oft werden nicht genügend oder ungeeignete Stichworte eingegeben, um Bewerber zu finden. Daher verlangt die selbständige Suche einige Übung und Erfahrung.
  • Sie selber wenig Zeit für den Bewerbungsprozess haben.

 
 
Vorauswahl der Bewerber
Nun haben Sie den Rücklauf an Bewerbungen erhalten und treffen eine Vorauswahl. Haben Sie das Qualifikationsprofil sauber bestimmt, so ist die Vorauswahl dadurch einfacher.
 
Interview
Einige Bewerber werden zum Interview eingeladen. Vorher erarbeiten Sie auf Grund des Qualifikations- oder Anforderungsprofils einen Interviewleitfaden. Zusätzlich vermerken Sie die Fragen, die Ihnen auf Grund der Unterlage jedes Bewerbers zusätzlich wichtig erscheinen.

Nach dem nun erstellten Gesprächsleitfaden gehen Sie strukturiert vor und machen sich während des Gesprächs zu den einzelnen Fragen Notizen.

  • Welche Fragen ergeben sich aus den Bewerbungsunterlagen?
  • Z.B. Unstimmigkeiten im CV, Wechselmotive, MobilitWelche Kompetenzen möchten Sie auf Grund des Anforderungsprofils überprüfen?
  • Entwickeln Sie hierzu geeignete offene Fragen.
  • Nehmen Sie ruhig auch ungewöhnlichere Fragen. Ein guter Bewerber hat sich auf die Standardfragen vorbereitet. Z.B. statt zu fragen "Was sind Ihre Stärken und Schwächen?" wählen Sie die Frage "Was würde Ihre Frau sagen, wenn ich sie fragen würde, was Sie besonders auszeichnet?". "Was würde Ihr jetziger Chef an Ihnen am liebsten ändern?"
  • Stellen Sie Bezug zur zu besetztenden Stelle her in dem Sie Fragen zum Berufsalltag einbauen, z.B."Wie gehen Sie vor, wenn Sie ein Angebot erstellen müssen?" "Was tun Sie bevor Sie einen Kunden besuchen?" "Wie gehen Sie vor, wenn Sie ein Mitarbeitergespräch wegen Leistungsschwäche führen müssen?"
  • Notieren Sie sich viel um Beurteilungsfehler zu vermeiden (s. unten) und um sich besser erinnern zu können.

 
Auswahlfehler
Haben Sie das Qualifikationsprofil und den Interviewleitfaden gründlich erstellt, so ist die Auswahl vereinfacht. Natürlich gehört auch ein wenig Bauchgefühl dazu. Mit wem können Sie sich eine Zusammenarbeit vorstellen? Wer fällt durch sein Auftreten weg? Der Symphatiefaktor sollte nicht fehlen.
Es gibt verschiedenste Auswahlfehler, die die Beurteilung stark beeinflussen können, z.B.

  • Halo-Effekt:
    Von einem hervorstechenden Merkmal wird auf andere Persönlichkeitsmerkmale geschlossen, z.B. Dicke sind gemütlich.
    So werden unattraktiven Personen manchmal per se negativere Eigenschaften zugeordnet. So kann gute Kleidung und höfliches Auftreten manchen anderen Makel in den Kompetenzen überspielen.
  • Reihenfolge-Effekte:
    Die erste und die letzte Beobachtung spielen eine besonders große Rolle, z.B. bleiben Ihnen Kandidaten, die während des Tages als 3.-4. Person kommen, weniger in Erinnerung als die erste oder letzte Person.
  • Zentrale Tendenz:
    Man wertet lieber in der Mitte als an den beiden Extremen., so hat man hinterher keine saubere Abstufung zwischen den einzelnen Personen.

 
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