Anforderungsprofil Projektleiter erstellen

 

Das Arbeiten in Projektteams gehört für die meisten Ingenieure zum Arbeitsalltag. Insbesondere bei der Produktentwicklung ist die Teamstruktur eine Notwendigkeit. Vielleicht müssen Sie gerade die Stelle eines Projektleiters besetzten.

Die besonderen Herausforderungen einer Projektleiterstelle liegen in der Organisationsform selber bedingt, die spezielle methodische und soziale Kompetenzen erforderlich macht. Welche besonderen Kompetenzen der Kandidat / die Kandidatin für diese Herausforderung mitbringen muss, sollte im Vorfeld genau definiert werden.

Vielen Projektleitern fällt das Führen von Teams viel schwerer als das Führen einer eigenen Abteilung. Die Hauptgründe für diese Schwierigkeit sind:

• Keine disziplinarische Unterstellung der Teammitglieder:
  Der Projektleiter kann keine Anweisungen geben, sondern nur Einfluss ausüben. Teammitglieder können parallel mehrere Verantwortungsbereiche und Aufgabenstellungen haben, daher hat das Projekt nicht für jedes Teammitglied die gleiche Priorität. Erfolgreiche Projektleiter fallen durch hohe soziale und emotionale Kompetenzen auf.
• Räumliche Trennung und unregelmäßige Kommunikation:
  Die Mitglieder der Projektteams sind oft räumlich getrennt und sehen sich nicht regelmäßig, was den Informationsaustausch deutlich erschwert. Erfolgreiche Projektleiter beherrschen alle modernen Kommunikationstechniken und sind entsprechend ausgerüstet.
• Internationale Zusammensetzung:
  Sprachliche Barrieren oder abweichende Arbeitszeiten behindern die Projektarbeit. Auch die kulturell bedingte unterschiedliche Einstellungen zur Arbeit und der Einhaltung von Absprachen und Zeitplänen können sehr unterschiedlich sein. Erfolgreiche Projektleiter sprechen meist mehrere Sprachen und haben Erfahrung in multikultureller Teamarbeit.
• Kompetenz des Projektleiters:
  Der Projektleiter benötigt eine hohe Kommunikationsfähigkeit. Gebraucht werden methodische Kompetenzen, um eine stimmige Projektplanung zu liefern. Der Projektleiter muss in der Lage sein, eine Besprechung zu moderieren und zu Ergebnissen zu führen.
  Erfolgreiche Projektleiter besitzen meist eine ausgeprägte Methodenkompetenz und rasche Lernfähigkeit.
• Zwischenmenschliches:
  Nicht selten treten zwischenmenschliche Probleme auf, z.B. Machtspiele, die den Projektleiter in seiner Aufgabe behindern.
  Erfolgreiche Projektleiter besitzen intime Kenntnisse des Unternehmens und ein gut entwickeltes „politisches“ Fingerspitzengefühl.  

Welche Kompetenzen sollte ein Projektleiter mitbringen?

• Fachliches Know-how:
  Der Projektleiter kennt den jeweiligen Arbeitsbereich, die jeweiligen Produkte. Er muss aber kein Expertenwissen mitbringen, dieses liefern die Teammitglieder. Er muss Sinn und Zweck des Projektes verstehen.
• Sehr gute Beherrschung von Arbeitstechniken / -methoden:
  Der Projektleiter legt Anfangsvoraussetzungen, Arbeitspakete, verantwortliche Personen, Starttermin, Zwischentermine, Endtermin, Ergebnisbeschreibung und Schnittstellen mit dem Team fest. Er muss das Projekt komplett planen und Zwischenziele festlegen können. Er sollte Projektmanagement-Methoden kennen und anwenden können, z.B. 4-Phasen-Modell. Der Projektleiter kann Sitzungen moderieren und kennt geeignete Moderationstechniken. Er sollte Beispiele für Projektarbeiten, die er bereits geleistet hat, flüssig wiedergeben können und dabei die besonderen Methoden, die er angewendet hat, beschreiben können.
• Sehr hohe soziale Kompetenz:
  Der Projektleiter kommuniziert freundlich und gewinnend, er baut Vertrauen auf und verhandelt geschickt die einzelnen Ziele. Ehrlich und direkt zu kommunizieren, schnell und zuverlässig zu agieren sind wichtig für die Schaffung einer soliden Arbeitsbasis. Der Projektleiter kontaktiert regelmäßig die Projektmitglieder und kann bei Schwierigkeiten sofort intervenieren. Durch ein gut funktionierendes Netzwerk über das Team hinaus können weitere Personen eingebunden werden. Das Lernen aus Erfolgen und Misserfolgen ist ein Muss.
• Verhandlungstechnik:
  Der Projektleiter verhandelt mit den Teammitgliedern die einzelnen Ziele und kontrolliert die Einhaltung des Zeitplans. Während des Projektes stellt er die Unterstützung der Linienvorgesetzten und der Unternehmensleitung für das Projekt sicher.
• Unternehmerisches Denken:
  Der Projektleiter versteht den Sinn und Zweck des Projektes. Er hat ein ein ausgeprägtes Kosten-Nutzen-Denken. Er unterstützt die Teammitglieder bei der Ausstattung mit Ressourcen.
• Projektleiter als Teammitglied:
  Der Projektleiter gibt keine Anweisungen „von oben herab“, sondern trägt wie die anderen Beteiligten durch Eigenleistung zum Erfolg bei. Er tritt nicht als Chef, sondern als Koordinator/Moderator auf, der die Kommunikation für alle zwischen den Teammitgliedern, als auch zum Auftraggeber und anderen Partnern aufrechterhält. Der Projektleiter lässt die Fachleute in ihrem Bereich brillieren, er versucht nicht, besser als diese zu sein. Er bezieht die Teammitglieder in Entscheidungen ein.

 
In einem Vorstellungsgespräch geht es darum, diese Fähigkeiten des Kandidaten abzufragen und einzuschätzen.

Lassen Sie sich hierzu immer wieder Beispiele aus dem jetzigen Arbeitsgebiet erzählen. Stellen Sie Fragen, die einen praktischen Bezug zum Arbeitsgebiet haben. Stellen Sie Situationen vor, in die sich der Kandidat hineinversetzten soll.
Bsp:

• "Welches Projekt haben Sie kürzlich als Projektleiter koordiniert?"
• "Wie verstehen Sie die Aufgabe eines Projektleiters?"
• "Was ist für Sie die größte Schwierigkeit bei der Projektleitung?"
• "Erzählen Sie von einem Projekt, das schief gelaufen ist?" "Was haben Sie daraus gelernt?"