Arbeitszeugnisse

 

Ihre Arbeitszeugnisse kommen bei Bewerbungen auf den Prüfstand. Gerade Personalberater gehen bei der Sichtung sehr systematisch und professionell vor. Ein Zeugnis ist zwar wohlwollend formuliert, aber wer sich auskennt, sieht Ihre Schwachstellen sofort.

Sinnvoller als ein bestehendes Zeugnis zu verändern ist es, sich ernsthaft mit der darin enthaltenen Kritik auseinanderzusetzen. Vielleicht ist Führen von Mitarbeitern nicht Ihre Stärke? Vielleicht waren Sie wirklich nicht so engagiert, wie es sich der Arbeitgeber gewünscht hatte? Gründe hierfür sind vielfältig. Vielleicht hatten Sie den falschen Job, nicht genügend Erfahrung oder Probleme mit dem Vorgesetzten.

Negative Punkte in Ihrem Zeugnis sollten Sie kennen und ggf. argumentieren können.


Was Sie an Ihrem Zeugnis selbst beeinflussen können:
  • Das Zeugnis darf keine formellen Fehler aufweisen, z. B. Rechtschreibfehler, kein Firmenpapier, fehlende Unterschriften.
  • Ihr Zeugnis soll Ihre Stärken wiedergeben. Ihre besonderen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfolge sollten genannt werden. Sehen Sie zu, dass nicht nur Standardfloskeln im Zeugnis stehen!
  • Das Zeugnis muss glaubhaft formuliert sein. Übertrieben gute Zeugnisse wirken wie ein "Weg-Loben". Eine gute Bewertung ist vorzuziehen.
  • Ihre Hauptaufgaben sollen aufgelistet werden.
  • Vermeiden Sie allerdings eine zu detaillierte Auflistung, dann werden Selbstverständlichkeiten erwähnt. Darüber hinaus scheint es so, als ob Sie mehr mit Nebensächlichkeiten beschäftigt waren, als sich um die wirklichen Aufgaben zu kümmern. Dass Sie als Verkaufsmitarbeiter in den gängigen Softwareprogrammen gearbeitet haben, ist selbstverständlich. Dass Sie als Assistentin die Bewirtung von Gästen übernommen haben, ist für Ihre Qualifikation nicht wichtig. Dass Sie als Einkäufer die Organisation des wöchentlichen Fitnesstreffs übernommen haben, scheint eher darauf hinzudeuten, dass Sie hiermit viel Zeit vertrödelt haben.

Personaler schauen sich Zeugnisse unter folgenden Gesichtspunkten an:

 

Formfehler:

Entspricht das Zeugnis der gängigen Form?

Formulierungen:

Sind die Sätze zu knapp, gibt es wenig Detailinformationen, so wirkt ein Zeugnis wenig wertschätzend. Das Zeugnis einer erfahrenen Führungskraft sollte ein bis eineinhalb Seiten lang sein.

Schlüsselwörter:

Mit bestimmten Schlüsselwörtern wird negative Kritik zum Ausdruck gebracht. Hierzu zählen Relativierungen, z. B. "im Großen und Ganzen", "insgesamt", oder Ausdrücke wie "war bemüht", "zeigte reges Interesse".

Die Schlüsselwörter "stets", "immer", "jederzeit" tauchen in sehr guten und guten Beurteilungen auf.

Nebensächlichkeiten:

Die Auflistung der Aufgaben muss sich auf die Hauptverantwortungen beziehen. Werden Selbstverständlichkeiten oder Nebensächlichkeiten erwähnt, so war der Stelleninhaber mit vielen Kleinigkeiten beschäftigt, hat aber seine Hauptfunktionen nicht entsprechend wahrgenommen.

Widersprüche:

Ein gutes Zeugnis enthält durchgängig gute Beurteilungen. Werden aber gute und schlechte Punkte vermischt, so wirkt das Zeugnis eher negativ.

Negativformulierungen:

Mit Negativformulierungen wird eine direkte Kritik ausgesprochen. So bedeuten z. B. "Seine Arbeitsleistung war nicht zu beanstanden" oder "Die Qualität der Arbeit war nicht zu kritisieren" genau das Gegenteil.

Schlüsselsätze:

In der sogenannten "Zeugnissprache" gibt es Schlüsselsätze, die viel über Stärken und vor allem Schwächen aussagen. Problematisch ist hier, dass nicht alle Personen, die in der Praxis Zeugnisse schreiben, diese kennen bzw. bewusst einsetzen. Also ist hier das Zeugnis im Gesamtbild wichtiger.


Dennoch gibt es bestimmte Sätze, die kritisch betrachtet werden. Hier finden Sie einige Formulierungen und ihre tatsächliche Bedeutung:

  • "Die Stelle umfasste folgende Aufgaben" heißt, dass der Stelleninhaber die Aufgaben nicht erfüllt hat.
  • "Im Umgang mit Kunden zeigte er psychologisches Geschick" bedeutet, er übervorteilte den Kunden.
  • "Sie nutzte jede Möglichkeit, sich weiterzubilden" heißt, dass die Dame mehr auf Seminaren war, als dass sie ihre Aufgaben wahrnahm.
  • "Wir wünschen weiterhin viel Glück" bedeutet, dass der Erfolg bei der Arbeit ausgeblieben ist. In einem guten Zeugnis wird am Ende Glück und Erfolg gewünscht.
  • "Ihr Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war stets gut" heißt, dass das Verhalten negativ beurteilt wird. Eine positive Beurteilung nennt Vorgesetzte zuerst.

Aufgabenbeschreibung:
Die Aufgabenbeschreibung ist nicht zu knapp und gibt das individuelle Aufgabengebiet an. Besondere wichtige Projekte sind extra erwähnt.
Leistungsbeurteilung:
Hier unterscheidet man meist folgende Kategorien: Motivation, Fähigkeit, Fachwissen, Arbeitsweise und Erfolge. In allen fünf Bereichen kann man Formulierungen von "sehr gut" bis "mangelhaft" verteilen.
Arbeitsmotivation/Engagement/Initiative:
Hier sind in der Regel die Schlüsselwörter "stets", "immer", "jederzeit" ausschlaggebend. Ein engagierter Mitarbeiter erhält erst dann die Note "sehr gut", wenn er "immer", "stets" oder "jederzeit" engagiert war.

Beispiele:
  • "Er war stets im höchsten Maß eigenmotiviert und realisierte mit sehr großem Einsatz die selbst gesetzten Ziele." – Note "sehr gut"
  • "Sie war eigenmotiviert und realisierte die ihr gesetzten Ziele." – Note "befriedigend"

Fähigkeit/Können:
Die Arbeitsbefähigung gibt wieder, ob ein Mitarbeiter seine Kernaufgaben beherrscht hat. Die Schlüsselwörter "stets", "sehr belastbar" oder "sehr tüchtig" und "beharrlich" tauchen in einem guten Zeugnis auf.

Beispiele:
  • "Sie beherrscht ihr Aufgabengebiet in jeder Hinsicht perfekt." – Note "sehr gut"
  • "Sein Aufgabengebiet bereitet ihm keine Schwierigkeiten." – Note "mangelhaft"

Fachwissen/Weiterbildungsbereitschaft:
Hier wird ausgedrückt, wie schnell sich ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet hat bzw. neue Sachverhalte aufnimmt und wie groß sein Fachwissen ist. Auch hier bestimmen Schlüsselwörter wie "in kürzester Zeit", "beherrscht auch in kniffeligen Situationen stets" die Notengebung.

Die Weiterbildungsbereitschaft sollte nicht zu groß sein, sonst hat der Mitarbeiter sich mehr um Weiterbildung gekümmert als um seinen Job.

Beispiele:
  • "Ihr hervorragendes Fachwissen ist stets auf dem neuesten Stand." – Note "sehr gut"
  • "Sie hat Kenntnisse in den relevanten Sachgebieten." – Note "ausreichend"

Arbeitsweise:
In einem guten Zeugnis ist eine sorgfältige, systematische, planvolle oder effektive Arbeitsweise erwähnt. Die Schlüsselwörter "stets", "immer" oder "jederzeit" bestimmen die Notengebung.

Beispiele:
  • "Er arbeitete stets sehr effizient und zügig." – Note "sehr gut"
  • "Sie war durchaus sorgfältig und selbstständig." – Note "mangelhaft"

Erfolg/Arbeitsergebnisse/Qualität:
Die Arbeitsergebnisse erfahren die Bewertung in Sätzen wie "Ihre Arbeitsergebnisse waren stets von guter Qualität" oder "Seine Arbeitsqualität war stets zufriedenstellend".

Auch hier sind die Schlüsselwörter "stets", "jederzeit", "immer" von Bedeutung.

Beispiele:
  • "Seine Arbeitsergebnisse waren stets von sehr guter Qualität." – Note "sehr gut"
  • "Auch fachlich anspruchsvolle Aufgaben erledigte sie in angemessener Zeit." – Note "befriedigend"

Besondere Erfolge:
Neben den "normalen" Arbeitserfolgen sollten besondere Erfolge gesondert genannt werden. Hiermit sind z. B. hohe Kostensenkungen, Neuentwicklungen, Umstrukturierungen oder besondere Talente Ihrerseits gemeint.
Gesamtnote:
Hier haben sich folgende Schlüsselsätze eingebürgert:

  • "Die ihm übertragenen Aufgaben erledigte er stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.", "Seine Leistungen haben stets in allerbester Weise unseren hohen Erwartungen entsprochen." – Note "sehr gut"
  • "Die ihm übertragenen Aufgaben erledigte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit." – Note "gut"
  • "Seine Leistungen haben in jeder Hinsicht unseren Erwartungen entsprochen." – Note "befriedigend"
  • "Seine Leistungen haben unseren Erwartungen entsprochen." – Note "ausreichend"
  • "Seine Leistungen haben unseren Erwartungen entsprochen und sind nicht zu kritisieren." – Note "mangelhaft"

Sozialverhalten:
Hier wird Ihr Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und ggf. externen Partnern (Lieferanten, Kunden etc.) beurteilt.

Die Schlüsselsätze lauten wie folgt:
  • "Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets vorbildlich." – Note "sehr gut"
  • "Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets gut." – Note "gut"
  • "Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war einwandfrei." – Note "befriedigend"
  • "Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war zufriedenstellend." – Note "ausreichend"
  • "Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war ohne Tadel." – Note "mangelhaft"

Externe Beziehungen werden ähnlich beurteilt.

Darüber hinaus können Sie punkten, wenn besonders gutes Sozialverhalten extra erwähnt wird, z. B. besonders hohe Kundenorientierung, höchste Eignung für abteilungsübergreifende Projektarbeit, Umgang mit verschiedenen Nationalitäten.
Führungsqualität:
Für Führungskräfte gibt es eine zusätzliche Beurteilung der Führungsqualität. Zum einen wird die Mitarbeiteranzahl und möglicherweise die Struktur der Abteilung beschrieben. Zum anderen wird die Führungsqualität bewertet. Fehlt die eigentliche Bewertung, dann wird die Führungsfähigkeit negativ beurteilt.

Hier einige Beispiele für die Beurteilung der Führungsqualität:
  • "Er motivierte sein Team jederzeit zu überdurchschnittlichen Leistungen und verstand es, das Team stets äußerst effizient und kollegial zu führen." – Note "sehr gut"
  • "Sie verstand es, ihr Team zu motivieren. Sie führte es effizient und kollegial." – Note "befriedigend"
  • "Er führte ein motiviertes Team verständnisvoll und kollegial." – Note "mangelhaft"

Formulierung des Schlussabsatzes:
Der Schlussabsatz enthält den Kündigungsgrund, die Bedauerns-Formel und die Zukunftswünsche. Ein befristetes Arbeitsverhältnis ist hier kein Problem. Ansonsten gibt im Idealfall der Kündigungsgrund an, dass der Arbeitnehmer selbst gekündigt hat und sich direkt eine neue Beschäftigung anschließt: "Sie verlässt uns auf eigenen Wunsch, um sich beruflich zu verändern." Tritt der Arbeitnehmer aber nicht direkt eine neue Stelle an, so kann der Nachsatz bedeuten, dass dem Mitarbeiter gekündigt wurde.

Das Bedauern des Austretens wird in der Regel genannt. Auch hier sind Schlüsselwörter wie "sehr", "äußerst", "stets" wünschenswert: "Mit seinem Weggang verlieren wir einen stets engagierten Leistungsträger, was wir sehr bedauern." – Note "sehr gut"; Meistens werden auch Zukunftswünsche geäußert. Werden diese lediglich für den weiteren Lebensweg gewünscht, bleibt also der berufliche Erfolg außen vor, so ist damit in der Regel eine negative Beurteilung der Arbeitsleistung gemeint: "Für die Zukunft wünschen wir alles Gute." – Note "mangelhaft"


Zum Schluß sei noch einmal erwähnt, dass viele Personen, die in der Praxis Zeugnisse formulieren, diese umfangreichen, oft unausgesprochenen Regeln nicht kennen. Wir haben bei vielen Zeugnissen Formulierungen gefunden, die eher unbedacht geäußert wurden und nicht als negative Beurteilung gemeint waren. Personalberater holen im Zweifelsfall gern Referenzen ein. Liegen mehrere Zeugnisse vor, so werden diese miteinander verglichen und mit dem Lebenslauf gemeinsam beurteilt.

Bewerber können durch die Angabe von Personen aus ihrem beruflichen Umfeld Referenzen ermöglichen, die eventuelle Unklarheiten in der Beurteilung richtigstellen können.